Her er et kjapt sammendrag om hva personallister er og hvem som må bruke dem. Dersom du må føre personallister anbefaler vi på det sterkeste at du eller din advokat ser på de relevante lovene og forskriftene nøye, da dette dokumentet ikke er juridisk rådgivning.
En personalliste er en liste over alle som arbeider i virksomheten, inkludert ulønnet og innleid personale, og skal vise når de starter og avslutter arbeidsdagen. Listen skal føres på arbeidsplassen, og skal være tilgjengelig for kontroll i virksomhetens åpningstid.
Les mer på https://www.skatteetaten.no/personalliste
Alle arbeidsgivere i de bransjer finansdepartementet bestemmer, skal føre personalliste. Nå gjelder det for serveringssteder, frisører og skjønnhetspleiere, samt bilverksteder og bilpleiebransjen.
Serveringssteder omfatter blant annet cafeer, restauranter, puber, gatekjøkken og cateringvirksomhet.
Skjønnhetspleie er for eksempel ansiktsbehandling, manikyr, pedikyr, kroppspleie, SPA, farging av vipper og bryn, tatovering av øyebryn, øyekontur og lepper, tannbleking og piercing.
Bilverksted og bilpleie omfatter bilverksteder, bilvask og billakkering.
Referanser:
Lov om bokføring §3a
Forskrift om bokføring §8-5-6
Informasjon fra skatteetaten om personallister
Skattedirektoratets melding om krav til føring av personalliste (SKD 4/2019)
Personallisten må inneholde virksomhetens navn og organisasjonsnummer og gi en oversikt over personer som arbeider i virksomheten.
Personallisten skal inneholde den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer, og skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt. Opplysningene innføres i personallisten i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes eller avsluttes.
Opplysninger om fødselsnummer er ikke sensitive personopplysninger etter personopplysningsloven. Fødselsnummer anses imidlertid å være skjermingsverdig, derfor kan du erstatte fødselsnummer med unike koder, men da må det utarbeides en oversikt over benyttede koder med tilhørende fødselsnummer eller D-nummer. Denne oversikten anses som en del av personallisten.
Alle de ansatte som er på jobb, må ha pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde som kan fremvises ved kontroll. Virksomheten kan ha en kopi av dette for alle som arbeider i virksomheten.
Referanser:
Forskrift om bokføring §8-5-6
Skattedirektoratets melding om krav til føring av personalliste (SKD 4/2019)
I hovedsak alle som jobber i virksomheten inkludert ulønnet og innleid personale.
Personer som er innom på arbeidsstedet uten å utføre arbeid i virksomheten skal ikke skrives opp i listen. For eksempel selgere, håndverkere eller lignende. Ansatte som er innom arbeidsstedet utenfor arbeidstiden trenger heller ikke føres opp i personallisten, dersom de ikke utfører arbeid.
Personallisten må oppbevares i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Personallisten for den enkelte virkedag må oppbevares på arbeidsstedet i virksomhetens åpningstid. Eldre personallister kan oppbevares sammen med øvrig regnskapsmateriale.
Referanser:
Forskrift om bokføring §8-5-7
Skattedirektoratets melding om krav til føring av personalliste (SKD 4/2019)
Personalliste som føres elektronisk skal umiddelbart kunne skrives ut på papir eller presentere listen på en skjerm. Hvis du ikke kan skrive ut listen på papir, må du kunne overføre den elektronisk til kontrolløren, for eksempel til en e-postadresse eller en minnepenn.
Det må benyttes et betryggende system for føring av personalliste, slik at opplysningene i listen ikke enkelt kan endres. Du kan ikke bruke regneark eller tekstbehandlingsprogram der det er mulig å rette eller endre opplysningene direkte. Dersom det foretas rettelser i personallisten, skal det fremgå hvem som har foretatt rettelsen og tidspunkt for når det er gjort.
Det legges også til grunn at det ikke er noe i veien for at utskriften inneholder flere opplysninger enn det som kreves etter § 8-5-6, så lenge de påkrevde opplysningene i personallisten kan presenteres på en oversiktlig måte.
Dersom den bokføringspliktige også driver virksomhet som ikke omfattes av kravet til personalliste, og alle ansatte benytter samme tidsregistreringssystem, må utskriften av personallisten være innrettet slik at de som arbeider i virksomhet som er omfattet av kravet til å føre personalliste, presenteres adskilt fra det øvrige personalet.
Les mer om hvordan du skal konfigurere Ageto for å tilfredsstille krav til Personalliste